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ERP系统开发中业务流程梳理与优化方法

2018-06-23 11:38

  伴随着人类进入知识经济时代及我国加WTO企业所处的竞争发生了根本性的变化。为适应新的竞争,提高企业的竞争力,越来越多的企业建立起以ERP系统为代表的信息管理平台。从上个世纪末开始,企业纷纷尝试ERP,希望以此实现管理水平的提升。但是,一些ERP项目的实施效果并不尽人意,人们经常看到“IT黑洞”“ERP实施成功率为零”的说法,其原因众说纷纭,但通过研究不难发现。引进ERP系统失败的最主要原因是,人们应用信息技术的认识仍停留在传统观念层面上所致。在传统观念上信息技术的应用是。企业首先定义其经营职能、经营过程或其它业务主体的需求。而后在此基础上开发出信息系统。繁琐的企业手工业务处理流程存在许多重复或无效的环节,而ERP系统作为现代化的管理思想,管理方法和手段的结合体。是在全面总结、分析、提炼各种企业运作与管理特性的基础上,借助先进的信息化管理模型,为企业提供行业的解决方案,其自身必然蕴含了标准的、优化的、适合于信息平的业务运作流程;开发ERP系统之前企业若不进行业务流程优化。而是将ERP系统应用在企业陈旧的,现有的管理流程上,其结果只能对信息技术投资巨大而效果甚微。因此,ERP系统的成功应用需要业务流程优化。

  本文指出ERP系统开发中信息化与业务流程优化相结合的必要性的同时。给出了在实际的系统开发中业务流程优化的具体步骤及方法。

  业务流程是指为了达成特定业务目标而执行的一系列在逻辑上相关的任务。业务流程于组织结构,通常会涉及组织内部的多个部门或者多个组织。

  业务流程梳理就是从企业整体业务流程明晰的目的出发,对当前流程进行充分显性化,而在显性化基础上发现问题并进行点优化的工作方式。业务流程梳理不仅仅是画流程图,而且要深入企业业务现场,实际了解业务发生的内外部因素,并集成到流程图中。业务流程梳理是流程优化的基础和前提。

  业务流程优化(Business Process Improvement,BPI)是成功应用ERP的前提。ERP系统也是承载流程的最佳工具,从这个角度出发BPI可以定义为:

  BPI是指以企业业务流程为优化对象和中心,以建立与ERP系统相融合的标准流程为目标。对企业现有业务流程进行分析保留其符合先进的管理模式及信息化要求的部分,改进、调整或重建不合理之环节,使新建的业务流程能够满足ERP系统的应用要求,并通过ERP系统的实施来实现优化后的流程,在ERP系统成功应用的基础上提升企业竞争力。

  在管理方式上,业务流程优化力求打破组织边界,将直线职能式的纵向传递为主的模式成一种较少层次的扁平组织结构和管理模式。传统的企业业务流程以手工作业方式为主,以分阶段和串行化业务处理为特点,信息无法连续流动和充分共享,业务流程中存在大量重复录入的数据和一些无效的业务处理环节,业务处理效率低下。而信息系统中的信息和业务能够跨越组织和层次界限,连续快速流转。不断改进企业信息系统,能够真正帮助企业实现业务并行处理,彻底消除业务流程中的无效环节和劳动,实现业务流程优化的最佳目标。手工业务流程在很多方面无法适应信息化管理的特点,如果不进行必要的梳理、分析和优化,就无法充分发挥信息系统的作用,甚至会使业务流程更加复杂,降低处理效率和速度。产生令人失望的效果。即使现有业务流程运转流畅,没有明显与信息化管理相悖的地方,进行业务流程优化也是必要的。因为简单复制手工业务流程的信息系统,其灵活性和可扩展性都比较差。而企业由于市场和政策的变化,元法避免对组织机构、管理方式或运作模式进行改动,对信息系统也要进行相应的改进。而缺乏灵活性和可扩展性的信息系统,进行改进的代价非常大,甚至会无法完成,从而导致信息系统的失效。因此,企业信息化与业务流程优化是相辅相成、相得益彰的两个过程。两者的结合,才是提升企业管理层次、实现企业且标的根本途径。

  下面以某矿业集团业务流程梳理与优化的过程,简单来谈一谈ERP系统开发中业务流程的梳理与优化的具体实现方法。

  首先,通过业务分析工作,在现行工作制度和岗位责任制度的基础上,分级分层地详尽列举出集团公司生产、管理、经营领域中的主要业务及其下属子业务。制定出“集团业务流程汇编”,对所有的业务工作进行汇总、编码与分解。

  其次,根据集团的岗位责任制和业务管理制度。明晰每一项工作由哪个部门办理、包括什么内容、历经什么环爷、各环节进行什么工作、办理工作受到什么样的角色权限、需要哪些岗位进行协同、要求在什么时限范围内办结、办理结果如何处理。形成完整而详尽的流程描述。

  在流程梳理过程中,首先考虑主业务流程。目标企业的一级流程包括。财务管理业务流程、物资管理业务流程、人力资源管理业务流程、煤炭运销业务流程、生产调度业务流程等等。反映集团全业务的业务树一般表现为多层树结构。流程可以包含子流程,子流程允许嵌套。目标集团的业务流程,在每一大类下,再划分为四级结构为宜(如图1)。

  将各个业务流程进行层次分解,设计适应多级多层业务流程管理的业务流程编码体系,完成对所有主要业务流程的编码,是梳理流程工作的核心环节。对经过搜集整理和业务部门确认的流程,采用8位四级编码体系进行流程编码。每一级业务流程均采用2位自然数编码。如下图示:

  根据完整性和全面描述的需要,我们拿办理依据、工作部署、工作内容、适用范围、主办部门、串行协办部门、并行协办部门、工作时限、业务申报材料、工作流程、费用说明、办理、公开程度等十三要素对每一个具体流程进行了详尽地描述。其中,“工作流程”要求做出业务流程图,示例如图3所示:

  在所有的业务流程经过分析、编码和基于十三要素描述的基础上。形成了企业的“业务流程汇编”。经由各个业务部门讨论修订并确认后。以集团文件的形式,形成集团业务流程规范,达到固化流程。一般来说,对于业务流程,均采取“先固化、再优化”的模式不断提高业务流程的合。流程优化的过程中我们主要是。取消了所有不必要的工作环节和内容、合并了必要的工作、对流程中各环节程序进行了合理的重排并对必需的工作环节进行了简化。

  通过流程梳理达到了理顺企业内部流程,通过优化提高了整体运营效率,全面、透彻的业务流程梳理对流程优化至关重要。案例中,我们首先对企业重要流程进行了梳理,在此基础上逐步进行了业务流程的优化,达到了各个环节执行者和执行权限明确、流程采用“最优线”的目标。事明,与流程优化相结合的ERP系统的运用在目标集团管理工作中取得了与其所希望的效果。

  信息化的巨大潜能为企业业务流程的优化提供了新的思,也奠定了技术基础。同时,流程梳理与优化则为信息化的有效应用创造了良好的应用,从而能够充分发挥信息化的潜能。在开发ERP系统时,应很好地协调流程优化与信息化的关系,这是众多成功实施ERP项目得出的共同的结论。

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